Unternehmen verarbeiten täglich eine Vielzahl unterschiedlicher Informationen. Dabei sind die Daten hinsichtlich ihres Schutzbedarfs unterschiedlich zu behandeln. Manche sind für die Öffentlichkeit geeignet, andere nur für bestimmte Personenkreise oder gar streng vertraulich. Eine Klassifizierung hilft dabei, Daten so zu strukturieren, dass sie vertraulich bleiben, korrekt sind und für die richtigen Personen zugänglich sind.
Dokumentenklassifizierung erleichtert Erkennung des Dokumentenschutzbedarfs
Die Datenklassifizierung beschreibt einen kontinuierlichen Prozess, bei dem Daten in fest definierten Kategorien organisiert werden. Die Kennzeichnung unterstützt die effiziente Nutzung dieser Informationen und ermöglicht es, sensible Daten entsprechend zu schützen und die Zugriffrechte zu regeln. Damit ist die
Datenklassifizierung auch Teil des Risiko-Managements eines Unternehmens und unterstützt die IT-Sicherheit und das Einhalten rechtlicher Vorgaben, wie beispielsweise die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Einteilung nach verschiedenen Klassifizierungsebenen
Die Klassifizierung kann nach verschiedenen Merkmalen erfolgen: Dokumententyp, Vertraulichkeitsstufe, Abteilung oder andere relevante Merkmale. Werden Dokumente aufgrund von ihrer Bedeutung und Sensitivität bewertet, wird häufig eine mehrstufige Klassifizierung eingesetzt:
- Öffentliche Daten
Dazu zählen Daten, die mit der Öffentlichkeit geteilt werden dürfen. Sie sind beispielsweise auf der Internetseite eines Unternehmens zu finden und beinhalten Leistungen, Produkte sowie allgemeine Informationen zum Unternehmen. - Intern
Unternehmensinterne Daten sind für die Belegschaft bestimmt. Äußere Zugriffe sind abzuwenden. Hierzu zählen beispielsweise Informationen zur Strategie des Unternehmens sowie interne Richtlinien. - Vertraulich
Vertrauliche Daten sind nur bestimmten Mitarbeitenden vorbehalten. Darunter fallen Gehaltslisten oder personenbezogene Dokumente. Aufgrund des Datenschutzes müssen diese Daten durch Zugriffsbeschränkungen geschützt werden, beispielsweise durch einen zusätzlichen Passwortschutz. Dadurch werden Daten verschlüsselt, was auch für den Transport und die Speicherung wichtig ist. - Geheime Daten
Für geheime Daten gilt die höchste Sicherheitsstufe, da der Zugriff durch nicht berechtigte Personen großen Schaden anrichten kann. Nur ein kleiner, fest definierter Personenkreis darf mit diesen Daten arbeiten. Darunter fallen beispielsweise Bankdaten, Finanzunterlagen oder auch Authentifizierungsdaten.
Mit dieser Klassifizierung werden Sicherheitsmaßnahmen, Zugriffsberechtigungen und der Umgang mit den Dokumenten gesteuert.
Klassifizierungsstandards bringen wichtige Vorteile mit sich
Der Implementierungsprozess eines Klassifizierungssystems wirkt komplex, lohnt sich für Unternehmen jedoch in Bezug auf die damit verbundenen Schutzmechanismen und die Compliance langfristig. Wichtig dabei ist, dass die festgelegten Richtlinien im Unternehmen eingehalten werden. Es gibt zwei Möglichkeiten die Kennzeichnung der Dokumente vorzunehmen: manuell oder mithilfe spezieller Software. Intelligente Softwarelösungen können Daten automatisch anhand von zuvor definierten Regeln in die Dokumentenkategorien einordnen.
Die Einführung von Klassifizierungsstandards bringt für Unternehmen wichtige Vorteile mit sich:
- Die Dokumentenklassifizierung ist wesentlicher Bestandteil einer umfassenden IT-Sicherheit und schützt Daten – auch beim Transport.
- Sie regelt das Zugriffsmanagement. Die Kategorisierung gibt an, welche Personen Daten einsehen können.
- Der Umgang mit sensiblen und personenbezogenen Daten erfolgt gemäß den rechtlichen Vorgaben (DSGVO).
Die Verwendung einer gelebten Dokumentenklassifizierung ist also ein wichtiger Baustein der IT-Sicherheitsstrategie eines Unternehmens. Unter Berücksichtigung der Datenschutzgrundverordnung ist sie zudem verpflichtend.
Da es sich um eine kleine Teilstrategie der Prävention handelt, kann hierzu jede*r IT-Sicherheitsdienstleister*in beraten. Erste Informationen über Strategien und Anforderungen für Rahmenwerke, sprich spezifische Verarbeitungsvorgänge, die nach DSGVO zertifiziert werden können, liefert das BSI – Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.
